7 dicas para suas estratégias de benchmarking

por Adam Erhart
Benchmarking

Aprender com os outros é como todos nós melhoramos.

As organizações usam benchmarking para se comparar a outras e aprender.

Benchmarking é o processo de sair de uma organização para verificar como os profissionais de alto desempenho estão fazendo as coisas em outros setores.

O conceito é identificar e aprender com as melhores práticas.

As organizações usam benchmarking como parte de seu Sistema de Gestão da Qualidade  em um esforço para obter uma visão sobre as maneiras de melhorar o que fazem.

Organizações bem-sucedidas entendem que aprender com o que os outros fazem é um recurso valioso para melhorias direcionadas.

7 dicas para benchmarking

1. Identifique qual área precisa ser melhorada

Use seus fatores críticos de sucesso como um guia para ajudá-lo a identificar as áreas a serem melhoradas e focar nas áreas que não estão tendo um desempenho tão bom quanto você esperava.

Isso o ajudará a focar em áreas específicas de sua organização que precisam ser melhoradas.

Certifique-se de considerar fatores como custo, qualidade e serviço quando estiver almejando melhorias.

Por exemplo, se você opera um call center, compare os tempos de espera ou abandone as taxas de organizações semelhantes para ver se elas têm dicas ou truques para melhorar seu tempo.

2. Procure organizações de alto desempenho

Procure organizações com bom desempenho nesta área. Use contatos profissionais e redes para encontrar as organizações certas.

O LinkedIn é um ótimo lugar para fazer esse tipo de rede.

Sair de seu setor pode esclarecer como você faz as coisas em comparação com como outros setores lidam com o mesmo problema.

Por exemplo, a saúde melhorou muitos de seus processos aprendendo com os setores de hospitalidade, manufatura e aviação.

3. Contate a Organização

Seja profissional em suas comunicações e não pressione a organização para compartilhar dados.

Muitas organizações têm um processo para compartilhar dados de benchmark e ficam felizes em compartilhar, especialmente nas áreas em que apresentam bom desempenho.

Eles têm orgulho do que fazem e ficam felizes em compartilhar com outras pessoas.

No entanto, nem todas as organizações se sentem confortáveis ​​em compartilhar dados de desempenho, portanto, fique atento a isso se tiver resistência à solicitação.

Torne o contato com você o mais fácil possível e, se perder uma chamada, seja cortês e responda rapidamente.

4. Colete e analise dados

Esteja preparado com suas perguntas e os dados específicos que você está procurando.

Certifique-se de que, ao coletar dados, esteja comparando maçãs com maçãs e, se as laranjas estiverem na mistura, leve as diferenças em consideração ao aplicar as informações à sua própria organização.

Por exemplo, se você estiver solicitando informações de benchmark para a equipe de manutenção, certifique-se de que a metragem quadrada e o número de horas de operação são os mesmos.

As necessidades de manutenção de um hospital seriam muito diferentes das necessidades de manutenção de uma seguradora.

O objetivo é saber o que está funcionando para outras organizações e trazer dicas para implementar em sua organização.

5. Desenvolva um plano de melhoria de desempenho

Depois de analisar os dados coletados, você terá um melhor entendimento de onde está como organização, em comparação com onde gostaria de estar.

Use essas informações para desenvolver um plano de melhoria de desempenho para chegar lá.

Identifique a equipe para ajudar a implementar o plano e  gerenciar o desempenho dos funcionários  para atingir essas metas.

6. Implementar o plano

Implemente o plano e certifique-se de que ele esteja incorporado às metas organizacionais para que haja responsabilidade atribuída para fazer as coisas.

Alguns planos são longos, portanto, certifique-se de permitir o tempo adequado para a implementação.

Esteja atento a isso e use as metas SMART  para garantir que sejam alcançáveis.

Por exemplo, melhorar as pontuações de satisfação do cliente leva tempo e não pode ser feito da noite para o dia.

Tente não desencorajar os funcionários, forçando metas e cronogramas irrealistas.

7. Verifique se há melhorias

Assim que o plano for implementado, volte e veja se as melhorias aparecem nos dados.

É aqui que o FOCUS PDCA entra para fechar o ciclo.

Uma vez que você tenha relacionamentos com organizações que compartilham dados, pode ser uma forma valiosa de manter sua organização avançando e se esforçando constantemente para melhorar o que você faz.

Existem também organizações profissionais de benchmarking às quais você pode se associar e compartilhar dados dentro do seu setor.

Networking em suas conferências profissionais também é uma boa maneira de identificar esses tipos de organizações.

É incrível o que podemos aprender com os outros se apenas pararmos para perguntar.

O benchmarking é uma ótima maneira de encontrar as melhores práticas que ajudarão sua organização a melhorar!

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